Das seit Jahrzehnten angestrebte papierlose Büro ist heutzutage weit von der Realität entfernt. Durch die Verbreitung des Computers und die Möglichkeit zur elektronischen Dokumentenansicht war man zwar der Ansicht, dass Papierakten bald aus unseren Büros verschwinden, doch das Gegenteil ist der Fall. In vielen Firmen wird mehr denn je ausgedruckt. Österreich liegt innerhalb der EU bei der Anzahl der gedruckten Seiten pro MitarbeiterInnen und Tag an zweiter Stelle. Außerdem sind Unternehmen durch den steigenden Verwaltungsaufwand vermehrt zur Dokumentation angehalten. Letztlich sind Informationen auf Papier schwer auffindbar. Ohne die richtige Indexierung kostet das Auffinden geschäftskritischer Informationen wertvolle Arbeitszeit.

Ein weiteres Problem liegt im mittlerweile unübersichtlichen gesetzlichen Regelwerk. Für Papierakten gelten, je nach gesetzlicher Anforderung, verschiedene Aufbewahrungsfristen; Woher soll ein Unternehmen wissen, welche Frist für welchen Aktentyp gilt? Hinzu kommt, dass nicht alle Akten für immer aufbewahrt werden müssen. Die heutige Gesetzeslage erlaubt sogar eine rein elektronische Aufbewahrung bestimmter Akten. Iron Mountain unterstützt seine Kunden, das komplizierte gesetzliche Regelwerk zu verstehen und benachrichtigt sie beispielsweise, sobald die Aufbewahrungsfrist für Akten zu Ende ist.

Neben juristischen Herausforderungen, ist vielen Unternehmen nicht bewusst, welchen Geschäftswert ihre Akten beinhalten. Mit der richtigen Archivierungsstrategie handelt ein Unternehmen nicht nur gesetzeskonform, es optimiert damit auch seine Geschäftsprozesse.

Mit unseren Hochsicherheitseinrichtungen, systemgesteuerten Arbeitsabläufen und neuester Archivierungs-Technologie unterstützen wir weltweit über 220.000 Unternehmen beim Informationsmanagement und sorgen dafür, dass Unterlagen sicher wie rechtmäßig verwahrt, geschützt, bei Bedarf schnell zugänglich und die Voraussetzungen für das systematische Auswerten Ihrer Informationen geschaffen sind.

Optimieren Sie Kosten wie Prozesse und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Ihr Kerngeschäft!

Vorteile der externen Archivierung

Egal ob Industrieunternehmen, Krankenhaus, Kanzlei, Bank oder Behörde. Gerade in kleinen Betrieben stößt die Kapazität des Aktenarchivs schnell an ihre Grenzen, worunter schnell die Übersichtlichkeit und damit auch das Tagesgeschäft leidet.

Schützen Sie Ihre physischen und elektronischen Informationen mit einem umfassenden Konformitätsprogramm und agieren in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften (Compliance). Iron Mountain hilft Ihnen Risiken zu vermeiden und Kosten zu senken:

  • Klarheit bezüglich der Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance)
  • Bessere Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Reduzierte Kosten bei der Verwaltung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Leichtere Kontrolle über geschäftskritische Informationen

Spezialisierte Hochsicherheitsarchive

Wir sichern die langfristige Archivierung Ihrer Informationen unter optimalen Umgebungsbedingungen sowie deren jahrzehntelange Lesbarkeit und Integrität. Unser Angebot umfasst mehrere österreichweite Hochsicherheitsarchive für jede Art von Medium.

Unsere Hochsicherheitsarchive bieten folgende Vorteile:

  • Mehrere Sicherheitsstufen, einschließlich Zugriffssteuerung rund um die Uhr
  • Sie haben online flexiblen Zugriff auf Ihre Unterlagen und jede Bewegung der Akten wird lückenlos dokumentiert
  • Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind auf die individuellen Anforderungen verschiedener Medien, wie Papier und Datenträger, zugeschnitten
  • Moderne Brandmeldesysteme und Feuerlöschanlagen zum Schutz von Akten und Datenträgern
  • Hochsichere und klimatisierte Fahrzeuge für den sicheren, individuellen Transport
  • ISO 9001:2008-Zertifizierung aller österreichischen Standorte

Aktenarchivierung

Sie verpacken Ihre Aktenordner und wir übernehmen den Transport zu unserer sicheren Einrichtung. Wenn Sie Ihre Dokumente wieder benötigen, bringen wir sie Ihnen zurück. Es ist ganz einfach!

Management aktiv genutzter Unterlagen

Sie behalten den Zugriff auf aktiv genutzte Unterlagen, die mühelos abgerufen werden können, und profitieren gleichzeitig von sämtlichen Vorteilen eines Outsourcing-Dienstes.

Sonderprojekte: Klassifizierung, Indexierung

Unsere Experten bieten Ihnen individuelle Lösungen zur Klassifizierung, Indexierung, Bereinigung und der Vernichtung von Dokumenten sowie zur Einlagerung einmaliger Projekte.

Scannen und Digitalisieren

Durch selektives Scannen können Sie die Konvertierungskosten drastisch senken, während weiterhin der erforderliche Zugriff auf die Dokumente gewährleistet wird.