IMPLEMENTIERUNG DES PROGRAMMS FÜR DAS VORSCHRIFTENKONFORME ARCHIVMANAGEMENT

Das Entwickeln eines Programms für das vorschriftenkonforme Archivmanagement ist ein wichtiger Schritt. Der Erfolg des Programms hängt jedoch von der Qualität Ihrer Implementierung ab.

Implementierung ist unsere Spezialität

Iron Mountain Consulting kann mehr Erfahrung mit der Implementierung von Archivmanagement-Projekten für Geschäftsunterlagen im Papierformat und für elektronische Akten vorweisen, als jedes andere Beratungsunternehmen. Unsere Berater unterstützen Sie bei der Umsetzung jedes Aspekts der Implementierung: Schulung und Programmeinführung, Anwenden von Archivierungsrichtlinien auf physische und elektronische Unterlagen, Auswählen der richtigen Technologie für elektronische Akten und internationale Ausweitung Ihres Programms.

Grundlegende Elemente bei der Implementierung eines Programms für das vorschriftenkonforme Archivmanagement:

Schulungsdurchführung und Publikation im Intranet

Iron Mountain Consulting verfügt über umfangreiche Erfahrung mit dem Entwickeln von Schulungsinhalten für das Archivmanagement, die speziell an die speziellen Zielgruppen des Unternehmens (z.B. Führungskräfte, Mitarbeiter, Koordinatoren für das Archivmanagement) angepasst sind. Speziell auf eine bestimmte Zielgruppe maßgeschneiderte Inhalte verbessern die Effektivität der Schulung.  Wir stellen die Inhalte so bereit, dass Ihre Organisation den größten Nutzen erzielt: Live-Präsentationen, Web-Seminare oder eigenständig durchgeführte elektronische Lernmodule.

Anwenden von Archivierungsrichtlinien auf Ihren Archivbestand im Papierformat

Sie können Ihre Verbindlichkeiten und Archivierungskosten deutlich reduzieren, wenn Sie einen Archivierungsplan auf Ihre gesamten Geschäftsunterlagen im Papierformat anwenden. Unsere Berater nutzen die proprietäre Technologie von Iron Mountain, um eine effektive Standardisierung der Beschreibungen Ihres Archivbestands zu erreichen. Anschließend erfolgt die Anwendung der korrekten Archivierungsklassifikation auf Ihre gesamten Geschäftsunterlagen im Papierformat, sodass Sie wissen, wann die Fälligkeit zur Entsorgung oder Vernichtung jeder einzelnen Unterlage erreicht ist.

Die Anwendung von Archivierungsklassifikationen auf Ihre gesamten Geschäftsunterlagen im Papierformat bietet folgende Vorteile:

• Sicherstellung der unternehmensweiten Konsistenz und Einheitlichkeit der Archivierung
• Verbesserung des Zugriffs auf Unterlagen und einfachere und kostengünstigere Suche von Informationen zu Recherche- und Betriebszwecken
• Sicherheit in Bezug auf die Vernichtung alter Geschäftsunterlagen entsprechend Ihren Archivierungsrichtlinien Reduzierung der Archivierungskosten und Prozessrisiken durch das Eliminieren alter Geschäftsunterlagen

Anwenden von Archivierungsrichtlinien auf Ihre Systeme für elektronische Akten

Die Berater von Iron Mountain können Ihnen zeigen, wie Sie Archivierungsregeln auf Ihre E-Mail-Systeme und andere elektronische Dokumente anwenden. Gemeinsam mit Ihnen bestimmen wir, wie lange und in welchem Format Sie Ihre elektronischen Akten archivieren sollten und welche Anwendung am besten für die Archivierung und Vernichtung geeignet ist.

Das Anwenden von Archivierungsrichtlinien auf Ihre wichtigsten elektronischen Akten und Unterlagen bietet folgende Vorteile:

• Optimierung der Leistung Ihrer E-Mail-Server
• Reduzierung des Nachrichtenarchivs
• Effektiveres Reagieren auf Offenlegungsanforderungen

Auswählen der Technologie für elektronische Akten und Unterlagen

Es gibt keine alleinige Lösung, die für das vorschriftenkonforme Archivmanagement ausgewählt und implementiert werden kann. Um aus dem breiten Angebot von Optionen die richtige Wahl treffen zu können, brauchen Sie die sachkundige Hilfe von jemandem, der sich sowohl mit der Technologie als auch mit dem Archivmanagement auskennt.

Die Berater von Iron Mountain vergleichen und beurteilen die Vorteile und Risiken Ihrer Technologieoptionen und bestimmen die für Ihre Organisation am besten geeigneten Optionen, wobei wir Ihre spezifische Gefährdung, Ihr Budget und Ihre aktuellen IT-Investitionen berücksichtigen. Anders als andere Anbieter, die Ihre Optionen im Hinblick auf Ihre Produkte bewerten, bieten wir einen breiteren und anbieterneutralen Ansatz, um die für Sie beste Lösung zu finden.

Recherche internationaler Archivierungsanforderungen

Iron Mountain Consulting kann im Rahmen von Recherchen landesspezifische Gesetze und Bestimmungen für die Archivierung von Geschäftsunterlagen bestimmen und für die einzelnen Klassen von Unterlagen Archivierungsanforderungen vorschlagen. Die von unseren Rechtspartnern geführte Bibliothek mit internationalem Recherchematerial zum Thema Archivierung deckt zurzeit mehr als 45 Länder ab. Wenn Sie unsere Rechercheleistungen nutzen, können Sie sich beruhigt darauf verlassen, dass Sie die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen – egal wo Sie Ihr Geschäft abwickeln.

Internationaler Ausbau Ihres Archivmanagement-Programms

Die Berater von Iron Mountain können Ihnen dabei helfen, den auf Ihr Land ausgerichteten Plan, die Richtlinien und Verfahrensweisen für das Archivmanagement für die Geschäftsdurchführung in anderen Ländern auszubauen. Mit der globalen Programmkonsistenz erreichen Sie eine Reduzierung der Risiken, Kosten und Komplexität.