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Oft bitten uns Unternehmen um Hilfe bei der Programmpflege bzw. -verwaltung, wenn bei ihnen ein oder mehrere der folgenden Alarmsignale vorliegen:
- Das Programm hat nicht mit den innerhalb der Organisation vollzogenen Veränderungen Schritt gehalten.
- Das Programm spiegelt nicht die jüngsten Änderungen von Gesetzen und Bestimmungen wider.
- Man ist sich nicht sicher, ob die Richtlinien den optimalen Vorgehensweisen für die Branche entsprechen.
- Man ist sich nicht sicher, ob das Programm ordnungsgemäß umgesetzt und durchgesetzt wird.
Mit den von Iron Mountain angebotenen Leistungen für das Programm-Management stellen Sie sicher, dass Ihr Archivierungsprogramm immer den neuesten Gesetzen, Bestimmungen und den veränderten Geschäftsanforderungen entspricht. Die Berater von Iron Mountain können auch mit Ihnen zusammenarbeiten, um zu gewährleisten, dass Änderungen an Ihrem Programm richtig kommuniziert und rechtzeitig implementiert werden.
Anpassung an geänderte Gesetzesanforderungen und Aktualisierung des Archivierungsplans
Um sicherzustellen, dass Ihr Archivierungsplan den aktuellen Bestimmungen und Gesetzen entspricht, kann Iron Mountain Consulting folgende Leistungen anbieten:
- Recherche der gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung in unserer umfangreichen Datenbank mit Gesetzen und Bestimmungen
- Bewertung der für Ihr Geschäft bestehenden Archivierungsanforderungen
- Neuveröffentlichung Ihres Archivierungsplans im elektronischen und/oder Papierformat
- Bei Bedarf Anwendung des aktualisierten Archivierungsplans auf Ihren Bestand
Leistungen zur Überprüfung Ihres Programms
Iron Mountain Consulting kann regelmäßige Prüfungen des Archivmanagement-Programms Ihres Unternehmens durchführen, um zu bestimmen, ob die Mitarbeiter die Richtlinien ordnungsgemäß einhalten und die Verfahrensweisen umsetzen. Unsere Berater können den Zustand Ihres Akten- und Unterlagenbestands bestimmen und beurteilen, ob die Mitarbeiter Ihre Geschäftsunterlagen richtig klassifizieren. Außerdem können unsere Fachleute eine Analyse der für die Vernichtung fälligen Geschäftsunterlagen und einen Vergleich mit den tatsächlich vernichteten Unterlagen durchführen, um die Konformität in Bezug auf Ihren Prozess für die Vernichtungsfreigabe zu beurteilen. Wir bieten folgende Leistungen:
- Programmüberprüfungen und zusammenfassende Berichte
- Kontrolle der Bestandsdaten, um mögliches Fehlverhalten festzustellen
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Beratungsleistungen für das Archivmanagement
