Geschäftskritisches informationsmanagement

Herausforderung:

Dokumentenarchive mit Aufbewahrungsfristen von 90 Jahren und länger

Lösung:

Informationsmanagementservices: Archivierungs- und Digitalisierungslösungen

Erfolg:

Airbus reduziert seine operativen Risiken

Kunde

Airbus ist einer der weltweit führenden Flugzeughersteller. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf starker Kundenorientierung, auf leistungsstarker Technologie, einer effizienten Produktion und hoher Vertriebskompetenz. Darüber hinaus ist Compliance innerhalb der stark regulierten Flugzeugindustrie von sehr großer Bedeutung. Vertrauliche Geschäftsunterlagen zählen zu den wertvollsten Ressourcen des Branchenriesen — wie beispielsweise Daten und Dokumente aus Entwicklung und Produktion. Airbus entschied sich diese Unterlagen von Iron Mountain verarbeiten und archivieren zu lassen.

Herausforderung:

Die Luftfahrtindustrie wird sorgfältig überwacht und ist den höchsten Sicherheitsstandards für Passagiere unterworfen. Aufsichtsbehörden wie die Luftfahrtbehörde FAA des US‑amerikanischen Verkehrsministeriums und die Europäische Agentur für Flug-sicherheit, EASA, setzen strenge Normen. Das bedeutet auch, dass Airbus riesige Informationsmengen in unterschiedlichsten Formaten aufbewahren und schützen muss.

Die externen Anforderungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten umfassen EASA Teil 21 (Luftfahrtgesetz), EN9100 (Qualitätssicherung in der Luftfahrtindustrie) und ISO 15489 (Richtlinien für Dokumentenmanagement). Darüber hinaus arbeiten alle Luft- und Raumfahrtunternehmen mit internen Prozessen und Standards, um ihre Organisationen zu schützen. Sie sichern sich so zusätzlich gegen mögliche Produkthaftung ab. Diese internen Prozesse sind oft weit strenger als die externen rechtlichen Anforderungen.

Die Luftfahrtgesetzgebung legt fest, dass Hersteller in der Lage sein müssen, innerhalb kürzester Zeit riesige Informationsmengen für Behörden zur Verfügung zu stellen. Deshalb ist archiviertes Material für die Suche innerhalb sehr großer Datenmengen exakt indexiert. Bei Airbus ist jedes archivierte Objekt mit bis zu 30 Merkmalen versehen.

Für viele Dokumente in der Luftfahrtindustrie liegen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bei mindestens 90 Jahren — für einige Dokumente sind sogar noch längere Fristen verbindlich. Somit zählen die sichere Archivierung und der schnelle Zugriff auf Dokumente zu den Unternehmenszielen mit allerhöchster Priorität. Denn hier liegen potentielle Geschäftsrisiken für das Unternehmen.

"Compliance bedeutet für uns die Einhaltung aller Spezifikationen und Gesetze für die Dokumentation. Dies ist ein entscheidender Faktor zur Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher und unternehmerischer Anforderungen. Unsere Zulassung hängt davon ab."

General Procurement

Airbus Germany

Lösung

Für Airbus stellten sich folgende Complianceaufgaben:

• Exakte Identifizierung der zu archivierenden Dokumente,
• Bereitstellung einer kontrollierten, rechtlich einwandfreien Umgebung für die Archivierung der Dokumente,
• Durchführung eines schnellen und exakten Dokumentenretrievals.

Airbus verfolgte das Ziel, zwei bestehende interne Teilprozesse im Bereich der analogen und digitalen Archivierung gegen einen einheitlichen externen Ansatz zu evaluieren. Nach einem mehrstufigen Ausschreibungsverfahren stellte sich das Angebot von Iron Mountain Deutschland als die richtige Wahl für das Unternehmen heraus.

Der umfassende Iron Mountain-Service beinhaltet die Migration verteilter Airbus Archive in ein zentralisiertes Iron Mountain-Dokumentenarchiv. Parallel dazu werden die Papierdokumente in einem zentralen Archiv abgelegt. Besonders wichtig ist die laufende Digitalisierung und Indexierung des rechtlich relevanten Materials. Auf diese Weise kann Airbus die strengen Anforderungen erfüllen.

Das General Procurement von Airbus kommentiert: „Mit dem erfolgreichen Start unserer gemeinsamen Zusammenarbeit leistet Iron Mountain einen wichtigen Beitrag in der Wachstumsstrategie von Airbus und erhöht damit den Anteil unserer wertschöpfenden Tätigkeiten.“

"Iron Mountain leistet einen wichtigen Beitrag zu der Wachstumsstrategie von Airbus und erhöht damit den Anteil unserer wertschöpfenden Tätigkeiten."

General Procurement

Airbus Germany

Erfolg

Der Iron Mountain-Service betreibt für Airbus den Storage für die deutschen Dokumentenarchive und stellt den sicheren Zugang zu diesen Unterlagen bereit. Selbst wenn sich neue Branchenstandards ankündigen, ist Airbus immer in der Lage mit der Entwicklung Schritt zu halten.

Beispielsweise werden elektronische Kopien aller rechtlich relevanten Dokumente angefertigt, obwohl die Originaldokumente nach wie vor archiviert werden. Mehr als 600.000 neue elektronische Dokumente werden jedes Jahr generiert.

Complianceanforderungen verlangen aktive Schritte der Verantwortlichen, um Risiken wie Datenverlusten oder -beschädigungen vorzubeugen. An dieser Stelle liefert der Iron Mountain-Service die notwendigen Sicherheitsmechanismen. Beispielsweise durch digitale Konvertierung und Indexierung. Für die Langzeitarchivierung werden in einer sicheren Umgebung Dokumente physisch aufbewahrt.

Dokumente werden von Iron Mountain gemäß den Vorgaben von Airbus aufbereitet und indexiert - in enger Abstimmung mit Airbus.