Britisches Wirtschaftsministerium (Department for Business, Enterprise and Regulatory Reform)

Iron Mountain bietet Bergarbeitern großen Nutzen

Im zuge sich entwickelnder anforderungen ändern sich oft auch die ziele – die flexiblen lösungen für das dokumentenmanagement von iron mountain passen ein vorhandenes projekt an neue bedürfnisse von bergarbeitern an, die anträge aufanerkennung von berufskrankheiten stellen.

Iron Mountain arbeitet seit 2003 gemeinsam mit dem britischen Wirtschaftsministerium (BERR, ehemals Abteilung für Handel und Industrie) daran, die Arbeitsunterlagenpakete von Bergarbeitern zusammenzustellen. Die Pakete sind von entscheidender Bedeutung dafür, die Entschädigungsansprüche von Bergarbeitern für Berufskrankheiten wie das Hand-Arm-Vibrationssyndrom (HAVS) und chronisch obstruktive Lungenerkrankung (COPD) zu unterstützen. Die Pakete müssen schnell und präzise zusammengestellt werden, um eine effektive Abwicklung des Antragsverfahrens zu ermöglichen.

Die Antragsfrist für die betreffenden Verfahren endete im Jahr 2004 bzw. 2005. Durch dieses wichtige Dokumentenmanagementprojekt von Iron Mountain wurde sichergestellt, dass alle für die Prozesse bislang erforderlichen Unterlagen gescannt worden sind und nun schnell, zuverlässig und sicher abgerufen werden können. Dabei wurden 2,2 Millionen Dokumente mit über 70 Millionen Einzelbildern digitalisiert. Dies verkürzte die erforderliche Zeit für die Erstellung kompletter Aktenpakete von vier Wochen auf lediglich12 Tage.

Wie dies bei komplexen Aufgaben häufig der Fall ist, ergaben sich nach Projektbeginn neue und veränderte Anforderungen. Die betroffenen Arbeitsunterlagen reichten mehrere Jahrzehnte zurück. Es stellte sich heraus, dass im Laufe der Zeit einige verloren gegangen sind, verlegt wurden oder aus den Archiven entfernt worden waren. Dies ließ sich nur durch umfassende Nachforschungen verifizieren, bedeutete aber in der Konsequenz, dass BERR für die Suche nach Unterlagen bezahlte, die nicht auffindbar waren. Darüber hinaus sollte das ursprüngliche Projekt die Anforderungen für HAVS- und COPD-Anträge erfüllen, wofür etwa die Hälfte aller Arbeitsunterlagen gescannt werden musste.

Das Ministerium war sich einerseits der Pflicht bewusst, weitere Aktenpakete für fortlaufende Antragsverfahren bereitzustellen, und musste andererseits seine langfristige Strategie für sein Dokumentenmanagement und die Archivierung sorgfältig überdenken. Gemeinsam mit BERR erarbeitete Iron Mountain unter Einsatz seiner 55–jährigen Branchenerfahrung eine Lösung für intelligentes Dokumentenmanagement und einfacher Archivierung.

Die Lösungen für Dokumentenmanagement (DMS) von Iron Mountain schlagen eine Brücke zwischen physischen und digitalen Dokumenten und liefern maßgeschneiderte Systeme, die mit den Anforderungen eines Unternehmens mitwachsen. DMS basiert auf einer partnerschaftlichen Beziehung zum Kunden und geht damit weit über den einfache Verkauf von Produkten hinaus. Auf diese Weise sind die Lösungen stets genau auf die jeweiligen Kundenanforderungen zugeschnitten.

Iron Mountain erarbeitete einen Plan für ein ambitioniertes 66-wöchiges Projekt für das Scannen des restlichen Archivs. Damit wurde der mit BERR vertraglich vereinbarte Leistungsumfang deutlich übertroffen.

"Das Ministerium begrüßt Iron Mountains Engagement als proaktiver Vertragspartner. Sie haben sich nicht nur darauf konzentriert, die ihnen übertragenen Aufgaben zu erfüllen, sondern haben auch unsere langfristigen Ziele mit einbezogen. Als unsere Projektziele sich weiter entwickelten, arbeitete Iron Mountain darauf hin, unsere neuen Anforderungen zu antizipieren. Unterstützt wurde all dies durch die enge Arbeitsbeziehung, die sich zwischen den beiden Geschäftspartnern entwickelt hatte."

äußerte sich Mark Jones von BERR.

Der Plan von Iron Mountain wurde am 21. Oktober 2006 offiziell angenommen. Genau drei Monate später, am 21. Januar 2007, hatte Iron Mountain bereits einen Standort mit einer Fläche von 1.068 Quadratmetern gefunden. Dieser wurde zu einem voll einsatzfähigen Scanzentrum umgebaut und von Sir Brian Bender, Permanent Secretary von BERR, eröffnet. Die hochmoderne Einrichtung ist in Stafford logistisch sehr günstig gelegen und erleichtert den Transport der Unterlagen aus dem Archiv der Coal Health Claims Unit in Cannock. Iron Mountain beschäftigt dort 135 Mitarbeiter, die mit Hilfe von 22 Hightech-Scannern Papierdokumente in digitale Bilder umwandeln. Die Bilder werden dann im digitalen Archiv von Iron Mountain gespeichert. Der Speicherplatz beläuft sich insgesamt auf gewaltige vier Terabyte (mehr als viertausend Gigabyte). Um die Vorgabe von 66 Wochen einzuhalten, scannt Iron Mountain zusätzliche 518.000 Aktenpakete mit mehr als einer Million Bilder wöchentlich.

"Iron Mountain erkennt, was Dokumentenmanagement für ein Unternehmen leisten kann, anstatt es dem Unternehmen zu überlassen, einen Ansatz für das Management seiner Dokumente zu finden. Das Archiv mit den Arbeitsunterlagen der Bergarbeiter ist ein Beleg dafür, wie wir uns an Anforderungen anpassen – wären wir nicht über die ursprünglichen Projektvorgaben hinausgegangen, hätte BERR zwar eine effiziente Lösung für sein Dokumentenmanagement erhalten, aber die Hälfte des Potenzials wäre unausgeschöpft geblieben. Bei einem Projekt wie diesem, das für so viele Menschen von so großer Bedeutung ist, war es uns besonders wichtig, dass Iron Mountain die Anforderungen von BERR, der Bergarbeiter und deren Familien rundum erfüllt hat", so Mike Dunleavy, Leiter des Geschäftsbereichs öffentlicher Sektor GB und DMS bei Iron Mountain.

"Entschädigung für Berufskrankheiten ist ein sensibles Thema, das mit dem nötigen Feingefühl behandelt werden muss. Dank der Arbeit von Iron Mountain konnte BERR Anträge auf Entschädigung in Verbindung mit HAVS und COPD schnell und effektiv bearbeiten. Außerdem können wir dadurch auch etwaige Anträge für neue Berufskrankheiten besser bearbeiten, sollte dies einmal erforderlich werden. Nach unseren Schätzungen hat Iron Mountain BERR ca. £1,1 Mio. eingespart und gleichzeitig eine Lösung für das Dokumentenmanagement geliefert, die deutlich über den ursprünglichen Auftrag hinausgeht. Wir haben Iron Mountains Kompetenz im Bereich Dokumentenmanagement bedenkenlos anderen Regierungsbehörden weiterempfohlen", fügte Mark Jones von BERR hinzu.