Modernste IBML-Technologie trägt zur Festigung von Iron Mountains Spitzenposition bei

Seit seiner gründung 1951 hat iron mountain als weltweit führendes unternehmen im dokumenten-management- bereich zunehmend an renomm ee gewonnen. Seine massgeschneiderten innovativen lösungen verbinden einzigartiges knowhow, eine enge zusammenarbeit mit dem kunden und den einsatz modernster technologien – genau das, was kunden im modernen zeitalter des heterogenen informationsmanagements benötigen.

Organisationen müssen heute die zunehmende Komplexität der eigenen Informationsanforderungen bewältigen. Die zu verarbeitende Informationsmenge wächst dabei rapide an und die diesbezüglichen Vorschriften werden immer strikter. Zudem liegen die Informationen in den verschiedensten elektronischen und physischen Formaten vor, was ihre Verfolgung und Verwaltung erschwert. Und obendrein müssen Informationen stets leicht zugänglich und gleichzeitig sicher geschützt sein.

Mit diesen vier Anforderungen sah sich auch ein großer Kunde in Großbritannien konfrontiert, mit dem Iron Mountain seit 2005 zusammenarbeitet. Keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass dort jährlich rund 4,5 Mio. Dokumentensendungen von Einzelpersonen eingehen. Jedes Paket enthält eine unterschiedliche Anzahl von Dokumenten, die in einer transparenten Kunststofftasche enthalten sind. In jeder Tasche befindet sich ein von außen sichtbares Deckblatt mit standardisierten Informationen und einem eindeutigen Barcode zur Identifizierung des jeweiligen Dokumentenpakets. Jedes Deckblatt muss präzise gescannt werden, damit die Dokumententaschen so aufbewahrt und identifiziert werden können, dass ein schneller und genauer Zugriff auf die Unterlagen über viele Jahre hinweg möglich ist.

Eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente kann schnell und kostengünstig gescannt werden. Nach dem Scannen können elektronische Daten in einem Digital Record Centre von Iron Mountain gespeichert werden. Dies ermöglicht einen schnellen und sicheren Abruf bzw. Zugriff durch entsprechend befugte Mitarbeiter über jeden Computer mit Internetanschluss.

Zu Beginn der Arbeit für den Kunden stellte Iron Mountain fest, dass das für die Verarbeitung der Dokumententaschen eingesetzte System alles andere als ideal war. Nach Eingang wurde jede Tasche arbeitsaufwändig von den Mitarbeitern eines externen Unternehmens geöffnet. Danach wurde das Deckblatt zum Scannen entnommen und wieder in die Tasche gegeben. Erst dann wurde die Tasche an das Archiv weitergeleitet. Iron Mountain erkannte, dass hier nicht nur der Scanvorgang eine Herausforderung darstellte, sondern dass eine Dokumentenmanagementlösung erforderlich war, die Scannen, Indexierung und Archivierung in einem integrierten System verbindet.

Aus über 55 Jahren Geschäftserfahrung weiß Iron Mountain, dass Unternehmen mehr benötigen, als lediglich mit Produkten versorgt zu werden. Sie benötigen eine Partnerschaft, die individuelle Lösungen für ganz spezifische Anforderungen liefert. Aus dieser Erkenntnis wurden Iron Mountains Lösungen für das Dokumentenmanagement (DMS) entwickelt, eine Reihe maßgeschneiderter Tools, die sich einzeln, in verschiedenen Kombinationen oder auch gemeinsam einsetzen lassen. DMS ermöglicht die Entwicklung einzigartiger Lösungen, welche elektronische und gedruckte Daten in heterogenen Informationsumgebungen auf sinnvolle Weise verknüpfen.

Iron Mountain entwickelte eine innovative Lösung, welche die Effizienz im Kundenunternehmen steigern und diesem einen verbesserten Service bieten sollte. Integraler Bestandteil dieser Lösung war die hochmoderne Image Trac® High Volume Colour Scanning Platform von Imaging Business Machines Limited (IBML). In Zusammenarbeit mit IBMLs führendem britischen Fachhandelspartner Kodak installierte Iron Mountain im eigenen Dokumentenmanagementzentrum in Stafford zwei Geräte, mit denen es dem Kunden einen völlig neu gestalteten Service anbieten konnte.

Iron Mountains Contract Manager Neil Bryan zu dem Projekt: "Iron Mountain ist stets bestrebt, Kunden flexible und innovative Lösungen anzubieten. Die Image-Trac-Technologie von IBML hat uns dabei geholfen, einem wichtigen Großkunden einen optimalen Service zu bieten. Unsere Mitarbeiter können die Dokumententaschen heute verarbeiten, ohne sie zu öffnen. Dies verdanken wir der Fähigkeit des Image-Trac-Scanners, Dokumentenstapel unterschiedlicher Breite verarbeiten und die wichtigen Informationen auf den Deckblättern direkt in den Kunststofftaschen erfassen zu können. Wir haben festgestellt, dass wir durch die Investition in die hoch entwickelte IBMLTechnologie zur Automatisierung des Datenerfassungsprozesses die Kosten für das Scannen halbieren können. Gleichzeitig haben sich die Reaktionszeiten um 48 Stunden verbessert und die Investitionen bereits nach 12 Monaten amortisiert."

Besonders auf einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb legte der Kunde großen Wert. Um dies zu gewährleisten, installierte Iron Mountain drei Monate vor der Umstellung auf das neue System zwei Image-Trac-Geräte, sodass stets ein Backup-System vorhanden war. Dank des hohen Durchsatzes und des kontinuierlichen technischen Supports durch Kodak zeigte sich zwar in der Praxis, dass ein Image-Trac-Gerät für die Anforderungen des Kunden ausreichte. Dennoch erwies sich das zusätzliche Gerät als sinnvolle Investition. Neil Bryan ergänzt: "Das zweite Gerät hat Iron Mountain neue Möglichkeiten eröffnet, weiteren Kunden zusätzliche Funktionen anzubieten. So haben wir z.B. ein Scan-Archiv mit 2,5 Mio. medizinischen Unterlagen erstellt. Dafür mussten hochempfindliche, 50 bis 60 Jahre alte Dokumente gescannt werden. Unter Verwendung von Image Trac als Bestandteil des DMS-Angebots erstellt Iron Mountain Papierund Scan-Archive, dank denen unsere Kunden wichtige gesetzliche Bestimmungen wie den Sarbanes-Oxley Act erfüllen können."

In Verbindung mit Image Trac bietet DMS eine ganzheitliche Lösung für das schnelle und kostengünstige Scannen einer Vielzahl unterschiedlichster Dokumente. Nach dem Scannen können elektronische Daten in einem Digital Record Centre von Iron Mountain gespeichert werden. Dies ermöglicht einen schnellen und sicheren Abruf bzw. Zugriff durch entsprechend befugte Mitarbeiter über jeden Computer mit Internetanschluss. Gedruckte Dokumente können in sicheren externen Archiven von Iron Mountain verwahrt werden, was den Kunden Kosten für teure Bürofläche, Datensicherheitsressourcen und Archivmitarbeiter erspart.

Neil Bryans Fazit: "Wir konnten unsere Lieferzeiten verbessern und haben auf ein konkurrenzfähigeres Preismodell auf Volumenbasis umgestellt, das unseren Kunden Preisvorteile bietet. Gleichzeitig arbeiten wir wirtschaftlicher und können uns Aufträge sichern, zu denen wir vorher keinen Zugang hatten. Die Mitarbeitermoral ist hoch; unsere Teams wissen, dass wir ein effizientes und effektives Unternehmen führen. Es macht ihnen immer wieder Freude, Besuchern, die von unseren Erfahrungen lernen möchten, ihre neuen Fertigkeiten zu demonstrieren."

"Modernste Technologien wie Image Trac von IBML, ein genaues Verständnis der Kundenanforderungen und die Flexibilität von DMS ermöglichen es Iron Mountain, Kunden wirksamere Lösungen zu bieten als je zuvor."