Iron Mountain entwickelt anpassungsfähige Lösungen für das Dokumentenmanagement bei Generics [UK] Ltd, einer Tochtergesellschaft von Mylan Inc.

Iron Mountains Präzision, Effizienz und Flexibilität bringen Licht ins Dunkel der Altdaten-Archivierung.

Jedes unternehmen benötigt ein einwandfreies dokumentenmanagement, doch generics [uk] ltd – eine tochtergesellschaft von mylan inc. – hat besonders hohe anforderungen.

Generics [UK] Ltd, die britische Tochter eines der weltweit führenden Pharmaunternehmen, hat sich Standards verschrieben, bei denen der Patient an erster Stelle steht. Zugleich sollen sie wissenschaftliche Spitzenleistungen, Ethik und Integrität fördern. Diese Standards lassen keine Flexibilität zu, da sie für Patienten, medizinisches Personal, Mitarbeiter und Anleger von entscheidender Bedeutung sind.

Das Archivierungsprojekt von Generics [UK] Ltd muss die eigenen hohen Standards des Unternehmens erfüllen und mit den Anforderungen eines dynamischen, sich stetig weiterentwickelnden Geschäftsumfelds Schritt halten. Das Archiv ist sehr umfassend und enthält Dokumente, die nicht mehr aktiv genutzt werden und auf die vielleicht niemals mehr zugegriffen wird. Aufgrund der strengen gesetzlichen Bestimmungen von Behörden wie der Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA) können diese inaktiven Dokumente aber nicht einfach vernichtet werden. Generics [UK] Ltd kann eventuell zur Vorlage von Dokumenten aufgefordert werden, die bis zu zehn Jahre alt und älter sind. Kommt das Unternehmen dieser Forderung nicht nach, so verstößt es u. U. gegen seine Auflagen.

Mit seinen nahezu drei Millionen Seiten stellt das Archiv ein großes finanzielles, rechtliches und administratives Projekt dar. Ursprünglich hatte Generics [UK] Ltd die Absicht, das Projekt mit einer eigenen Scanlösung und Datenbank zu bewältigen, doch erwies sich diese Lösung als unzureichend. Obwohl Generics [UK] Ltd einen Scanner und ein Programm für die Datenbank anschaffte, ermöglichte dieses System nur einen sehr einges chränkten Zugriff und nahm erhebliche Personalressourcen in Anspruch. Aufgrund einer begrenzten Anzahl kompatibler Endgeräte waren die Benutzer häufig gezwungen, an diesen anzustehen, um auf die elektronischen Dokumente zuzugreifen. In einigen Fällen wurde zudem die Qualität der Scans dem erforderlichen Standard nicht gerecht, sodass Generics [UK] Ltd zur Sicherheit die Originaldokumente am Standort archivieren musste.

Claire Armstrong-Brealey, Systemadministratorin und Leiterin des Archivierungsprojekts von Generics [UK] Ltd:

Bevor wir uns im Mai 2006 mit Iron Mountain in Verbindung setzten, war unser Archivierungssystem in jeder Hinsicht unzulänglich. Die Mitarbeiter von Iron Mountain verstanden sofort, dass es sich hierbei nicht um ein Archivierungsproblem handelte, sondern um eine Frage des Dokumentenmanagements – das war von Anfang an klar erkennbar. Genau deshalb erarbeiteten sie nicht einfach eine Lösung im Archiv, sondern versuchten erst einmal, sich einen Überblick über unsere Geschäftstätigkeit und unsere Anforderungen zu verschaffen. Sie nahmen sich die Zeit, mich kennen zu lernen. Die Mitglieder des für uns abgestellten Iron-Mountain-Teams boten uns ein umfassendes Spektrum an maßgeschneiderten Dienstleistungen, die auf unsere Anforderungen und Wünsche abgestimmt waren.

Diese individuell zugeschnittenen Serviceleistungen sind Bestandteil der Lösungen für das Dokumentenmanagement (DMS) von Iron Mountain. DMS umfasst eine Vielzahl von Serviceleistungen, die individuell an spezifische geschäftliche Anforderungen angepasst werden können. Sie stellen die Verbindung zwischen physischen und digitalen Archiveinheiten her und schaffen eine vollständig integrierte Dokumentenlösung für das verbesserte Management heterogener Archivierungsumgebungen.

Bei Generics [UK] Ltd arbeitete Iron Mountain eng mit Claire Armstrong-Brealey zusammen, um die Wünsche des Kunden so einfach und effektiv wie möglich zu erfüllen. Damit die Zeit, die Generics [UK] Ltd bereits intern für die Scanvorgänge aufgewendet hatte, nicht verloren war, entwickelte Iron Mountain ein maßgeschneidertes Tool, das die Dokumente aus dem alten Scansystem extrahiert und sie auf die sicheren externen Server von Iron Mountain überträgt. Auf diese Weise machte sich die Investition von Generics [UK] Ltd in das alte Archiv bezahlt.

Mithilfe des neuen Systems konnte Iron Mountain das Scannen des Archivs abschließen, wobei elektronische Kopien in höchster Qualität erstellt wurden, die sich präzise und bequem abrufen lassen. Damit alle relevanten Personen auf das Archiv zugreifen können, speichert Iron Mountain das Altdaten-Archiv von Generics [UK] Ltd in einem sicheren gehosteten Digital Record Centre. Auf diese Weise können alle berechtigten Mitarbeiter das Archiv über jeden Computer mit Internetanschluss einsehen. Da Mitarbeiter sowohl im als auch von außerhalb des Büros auf das Archiv zugreifen können, gehören auch die Warteschlangen an der begrenzten Anzahl von Endgeräten der Vergangenheit an.

Wie anpassungsfähig die DMS-Lösung ist, ist auch daran zu erkennen, dass Generics [UK] Ltd beim Scannen seiner Dokumente nicht mehr ausschließlich auf Iron Mountain angewiesen ist: Für Generics [UK] Ltd wurden modernste und bedienerfreundliche Technologien bereitgestellt, dank derer das Unternehmen die Scanvorgänge im eigenen Haus abwickeln kann. Danach können Dokumente sicher in das online gehostete Digital Record Centre übertragen werden. In einer Branche, in der ein schneller und präziser Datenabruf besonders wichtig ist, hat Iron Mountain auch die Archivierung der gedruckten Unterlagen übernommen, wodurch wertvolle Ressourcen freigesetzt werden konnten.

"Im Hinblick auf die Informationsmanagementprozesse unterliegt die Pharmabranche zahlreichen Auflagen. So umfassende Prüfungen wie Wartungsberichte, Arbeitsschutz-/Arbeitssicherheitsprotokolle, Temperaturabweichungen und sogar Verseuchungsprotokolle sind Routine. Lösungen für das Dokumentenmanagement müssen nicht nur innovativ sein, sondern auch hohe Standards in Bereiche wie die Sicherheit, Einrichtungsausstattung, Prozesse und dokumentierte standardisierte Arbeitsabläufe einbringen. Die richtige Kombination der Schlüsselfaktoren Effizienz, Präzision und maßgeschneiderte Lösungen gab den Ausschlag dafür, dass sich Generics [UK] Ltd für Iron Mountain als Partner für das Informationsmanagement entschied,meint Waqar Ahmad, Business Development Executive bei Iron Mountain für Generics [UK] Ltd.

Claire Armstrong-Brealey geht insgesamt von erheblichen Einsparungen aus. Weiter sagt sie: "Wir denken, dass Iron Mountain uns allein durch das Scannen des Altdaten-Archivs vier oder fünf Jahre Arbeit erspart hat. Unser jetziges System ist logisch und benutzerfreundlich. Dadurch sparen unsere Regulatory Officers Zeit beim Zugriff auf Dokumente und verschwenden keine Ressourcen bei der Suche nach Unterlagen, die vielleicht falsch abgelegt wurden. Hinsichtlich der Archivierung unserer physischen Dokumente schätze ich, dass die DMS-Lösung die Hälfte unserer insgesamt zur Verfügung stehenden Bürofläche freigesetzt hat. Das Projekt für das Altdaten-Archiv war so erfolgreich, dass Iron Mountain heute auch mit anderen Bereichen von Generics [UK] Ltd zusammenarbeitet, um zu ermitteln, welches Optimierungspotenzial dort besteht."

Claire Armstrong-Brealey fasst die Erfahrungen von Generics [UK] Ltd mit Iron Mountain folgendermaßen zusammen: "Dank der DMS-Lösung steht uns jederzeit echtes Dokumentenmanagement- Knowhow zur Verfügung. Unsere Ansprechpartner bei Iron Mountain sind heute Mitglieder des Teams – wir kennen uns gegenseitig so gut, dass sie alle auftretenden Probleme oder entstehenden Anforderungen schnell, effektiv und stets mit Geduld und Humor lösen bzw. erfüllen – ganz gleich, was ich ihnen abverlange. Im Rahmen unserer Partnerschaft haben wir ein effektives und anpassungsfähiges System entwickelt, das ein Lächeln auf unsere Gesichter gezaubert hat. Das vielleicht größte Kompliment, das ich Iron Mountain machen kann, ist dass die Dokumentenarchivierung unserer Unternehmensleitung früher erhebliches Kopfzerbrechen bereitete, doch heute ist sie in der Chefetage kein Thema mehr."