Managed Service sorgt für dauerhaftes Vertrauen

Herausforderung:

Pflege umfassender Papierunterlagen bei optimierter Nutzung der Büroflächen

Lösung:

Vollständig gemanagte Archivierungslösung mit Experten von Iron Mountain

Mehrwert:

Durchgängige und kostengünstige Prozesse für die effiziente und sichere Lagerung und Abrufung von Unterlagen

Kunde

Nabarro ist eine führende britische Kanzlei, die für umfassende Expertise im öffentlichen und im privaten Sektor bekannt ist. Mit rund 125 Partnern und ca. 400 Anwälten bietet die Kanzlei eine breite Palette an juristischen Leistungen für große nationale und internationale Unternehmen. Die Hauptniederlassung von Nabarro befindet sich im Zentrum von London. Darüber hinaus verfügt die Kanzlei über Büros in Sheffield, Singapur und Brüssel.

Herausforderung

Wie die meisten Kanzleien muss Nabarro zahlreiche Unterlagen sicher archivieren. Mandantenakten, Besitzurkunden und Testamente müssen bei Bedarf schnell verfügbar sein. Angesichts der begrenzten Lagerkapazität in den Niederlassungen London und Sheffield entschied sich Nabarro zu einer externen Archivierungslösung. Vor vielen Jahren wählte das Unternehmen Iron Mountain als den Partner für das gesamte Informationsmanagement – und diese Beziehung besteht noch heute.

Chris Francis, Archivsupervisor bei Nabarro, erklärt: „Im Laufe der Jahre haben wir den Markt regelmäßig getestet und Iron Mountain erreichte in puncto Flexibilität, Preis und Servicequalität stets Bestnoten.“

„Im Laufe der Jahre haben wir den Markt regelmäßig getestet und Iron Mountain erreichte in puncto Flexibilität, Preis und Servicequalität stets Bestnoten.“

Chris Francis Archivsupervisor Nabarro

Lösung

Der schnelle und effiziente Zugriff auf Unterlagen ist entscheidend, weil er sich direkt auf die Servicequalität auswirkt, die Nabarro seinen Mandanten bietet. Mit zunehmendem Wachstum der Kanzlei wurde auch der Service von Iron Mountain erweitert. Heute nutzt Nabarro ein Archivsystem für häufig genutzte Unterlagen und Archivboxen.

Chris Francis erläutert: „Wir halten offene Regale für die kostengünstigste Möglichkeit zur Ablage der Akten, die wir am häufigsten brauchen. So haben wir die erforderlichen Unterlagen schnell zur Hand. Gleichzeitig zahlen wir nur für den Platz, den wir auch wirklich brauchen.“

Iron Mountain bietet Nabarro einen vollständig gemanagten Service einschließlich drei Informationsmanagement-Experten von Iron Mountain, die Vollzeit in der Hauptniederlassung in London beschäftigt sind. „Für uns sind die Mitarbeiter von Iron Mountain Teil unseres Teams“, sagt Chris Francis. „Durch sie haben wir einen enormen Vorteil, weil sie unsere Anforderungen, Verfahren und Methoden verstehen. So bekommen wir einen deutlich besseren und maßgeschneiderten Service.“

Neben der Ablage aktiv genutzter Dateien in offenen Regalen verwendet Nabarro Archivboxen zur dauerhaften Lagerung archivierter Unterlagen. Die Mitarbeiter von Iron Mountain vor Ort bereiten die Unterlagen für die Lagerung vor und übernehmen die Beschaffung angeforderter Akten. „Wenn wir eine Akte nicht finden, können wir uns direkt an die Mitarbeiter im Archiv von Iron Mountain wenden, die uns schnell helfen“, bestätigt Chris Francis.

„Für uns sind die Mitarbeiter von Iron Mountain Teil unseres Teams. Durch sie haben wir einen enormen Vorteil, weil sie unsere Anforderungen, Verfahren und Methoden verstehen. So bekommen wir einen deutlich besseren und maßgeschneiderten Service.“

Chris Francis Archivsupervisor Nabarro

Iron Mountain bietet in der Niederlassung London zweimal täglich und in Sheffield einmal täglich einen Hol- und Bringdienst. Darüber hinaus gibt es an beiden Standorten einen Premium-Lieferdienst innerhalb von zwei Stunden, den Nabarro im Schnitt dreimal pro Woche nutzt.

„Wir wissen, dass unsere Akten bei Iron Mountain in guten Händen sind“, so Chris Francis. „Die Archive sind eindrucksvoll und verfügen über modernste Sicherheits- und Brandschutzeinrichtungen.“ Die Fahrzeugflotte – inklusive GPS-Verfolgung – von Iron Mountain bietet vergleichbaren Schutz.

Mehrwert

Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit mit Iron Mountain als einzigem Partner im Bereich des Archivmanagements besteht zwischen den Unternehmen eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Im Rahmen der Partnerschaft wurden einheitliche, vollständig integrierte Prozesse geschaffen, die für umfassende Sicherheit bei der Archivierung, dem Transport und dem Abruf von Akten sorgen. Gleichzeitig ist diese Lösung effizient und kostengünstig.

Durch den vollständig gemanagten Service von Iron Mountain muss Nabarro keine eigenen Ressourcen für das tägliche Archivmanagement vorhalten.

Chris Francis fasst zusammen: „Ich bin von dem Service, den Iron Mountain bietet, immer wieder begeistert. Die Kosten liegen absolut im Rahmen und Iron Mountain ist extrem flexibel. Man ist immer bemüht, unsere sich ändernden Anforderungen zu erfüllen.“

Mit dem beginnenden Wachstum der Niederlassung Singapur erwägt die Kanzlei gemeinsam mit Iron Mountain derzeit, in diesem Standort eine vergleichbare Archivmanagement-Lösung umzusetzen.