BERATUNGSLEISTUNGEN

Entwickeln eines vorschriftenkonformen Archivierungs- und Vernichtungsprogramms

Sie können die von Iron Mountain angebotenen Beratungsleistungen nutzen, um ein vorschriftenkonformes Archivierungs- und Vernichtungsprogramm zu definieren, zu entwickeln und zu implementieren, das konsistent, angemessen und aktuell ist. Ein vorschriftenkonformes Programm schützt Ihre Organisation nicht nur bei Rechtsstreitigkeiten, sondern verbessert auch den Zugriff auf in Geschäftsunterlagen vorhandenen Informationen und reduziert so die Archivierungskosten.

Unsere Beratungsfachleute nutzen zur Entwicklung Ihres Programms proprietäre Archivmanagement-Datenbanken und in der Branche praxisbewährte Verfahrensweisen. Der Prozess umfasst folgende Schritte:

Klassifizierung von Geschäftsunterlagen

Wir entwickeln ein funktionelles Klassifizierungsschema, das Ihre gesamten Geschäftsunterlagen unabhängig vom Medium identifiziert und klassifiziert.

Bericht zur Erfassung der Geschäftsunterlagen

Wir analysieren die im Rahmen der Erfassung der Geschäftsunterlagen gesammelten Informationen und legen das Klassifizierungsschema für die Geschäftsunterlagen endgültig fest.

Richtlinien und Verfahrensweisen

Wir stellen eine Reihe von Arbeitsdokumenten bereit, die Ihre Mitarbeiter durch die Prozesse zur Erstellung, Archivierung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen führen.

Archivierungsplan und Recherche der gesetzlichen Anforderungen

Wir entwickeln eine erweiterte Version des Klassifizierungsschemas für Geschäftsunterlagen, einschließlich für Ihre Organisation geltende Geschäfts-, Gesetzes- und Archivierungsbestimmungen, und dokumentieren die einhergehende Recherche der rechtlichen Grundlagen. Iron Mountain veröffentlicht den endgültigen Archivierungsplan über das Connect™-Webportal von Iron Mountain und stellt auf Wunsch eine recherchierbare Archivmanagement-Website zur Einstellung in Ihr Intranet bereit.

Prüfkriterien

Wir entwickeln eine Reihe von Prüfkriterien, die Ihrer Organisation die Überwachung der ständigen Einhaltung aller Komponenten Ihres Programms ermöglichen.

Archivmanagement-Schulung

Um die Bereitstellung Ihres Programms zu unterstützen, bieten wir Schulungen zur Ausbildung Ihres Personals an, das für Archivierungsinhalte Schulungen durchführt.  Es werden auch weitere Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter angeboten.

Programmpflege

Wir bieten außerdem Leistungen zur Pflege Ihres Programms an, um zu gewährleisten, dass die Vorschriftenkonformität Ihres Archivierungsprogramms erhalten bleibt.