ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG

Was sollten wir aufbewahren – und wie lange?

In den Organisationen sammeln sich immer mehr Geschäftsunterlagen im Papierformat und elektronische Akten an, was zu immer weiter steigenden Archivierungs- und Verwaltungskosten führt. Und dennoch ist häufig nicht klar, welche Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden sollten und wie diese sicher und gesetzeskonform vernichtet werden können.

Die Unternehmen bewegen sich in einem Dschungel von Gesetzen und Bestimmungen, beispielsweise die Sarbanes-Oxley-Bestimmungen, das Datenschutzgesetz, das Gesetz über Kapitalgesellschaften usw., in denen die Verpflichtungen zur Archivierung und die Sicherstellung der Transparenz und Zuverlässigkeit definiert sind. Der wachsende Umfang der gesetzlichen und behördlichen Entscheidungen zeigt, dass sich die Unternehmen durch unzureichendes Archivmanagement und mangelhafte Vernichtungsverfahren den Risiken durch eine Verfehlung der Gesetzeskonformität und der resultierenden gesetzlichen Haftung aussetzen.

Eine wirksame, kostengünstige Archivierungs- und Vernichtungsstrategie

Iron Mountain unterstützt Ihre Organisation bei der Planung und Implementierung eines umfassenden und gesetzlich anerkannten Programms für die Archivierung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen, und wir stellen gemeinsam mit Ihnen systematisch sicher, dass dieses Programm in allen Geschäftseinheiten und an allen geographischen Standorten umgesetzt wird.

Ein gut entwickeltes, deutlich kommuniziertes und konsistent umgesetztes Programm für die Archivierung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen kann für Sie das Risiko der Verfehlung der Gesetzeskonformität und möglicher Gerichtsprozesse deutlich reduzieren, da sichergestellt ist, dass die wertvollen und gesetzlich vorgeschriebenen Geschäftsunterlagen für die entsprechende Archivierungsfrist aufbewahrt und anschließend sicher und dokumentiert vernichtet werden.

Reduzierung Ihrer Archivierungskosten

Ein umfassendes Programm unterstützt Sie darüber hinaus dabei, Ihre Kosten für die Archivierung und Verarbeitung von Informationen um bis zu 50 Prozent zu senken, indem nicht erforderliche Archive vermieden und inaktive Geschäftsunterlagen in kostengünstigere Archive übertragen werden. Außerdem hilft Ihnen ein wirksames Programm, den Zugriff auf die verbleibenden Geschäftsunterlagen zu optimieren, da die Zahl der zu verwaltenden und zu recherchierenden Unterlagen geringer ist.

Eine Lösung von Iron Mountain zahlt sich aus

Iron Mountain verfügt über umfangreiche Erfahrung mit der Bereitstellung von Archivierungs- und Vernichtungslösungen:

• Wir haben Archivierungsprogramme für Organisationen entwickelt und implementiert, die strengen Auflagen unterliegen, einschließlich zahlreiche FTSE 100-Unternehmen.
• Unsere Empfehlungen stützen sich auf umfassende Untersuchungen der gesetzlichen Grundlagen, sodass die Konformität der geltenden Branchenbestimmungen gewährleistet ist.
• Wir wenden bei Projekten mit umfangreichem Bestandsscannen mit bis zu einer Million oder mehr Kartons Archivierungspläne an, so dass veraltete Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß vernichtet werden können.
• Unsere Kunden erreichen normalerweise eine deutliche Reduzierung des Archivvolumens von 20 bis 50 Prozent. Die Praxis zeigt, dass sich die gesamten Entwicklungskosten für ein Archivmanagement-Programm durch die erzielte Einsparung von Archivierungskosten oft auszahlen.