Papierprozesse eliminieren für optimales hybrides Arbeiten
Kundenprojekte
Ultimo lässt Papierpost von Iron Mountain digitalisieren, um sie elektronisch weiterleiten, taggen, durchsuchen, speichern und archivieren zu können.
Iron Mountain ist für uns nicht nur ein Serviceprovider, sondern ein zuverlässiger Partner, der Stabilität und Service-Kontinuität bei hohen Sicherheits- und Qualitätsstandards garantiert.
Herausforderung
Durch Auslagerung der Poststelle wollte Ultimo von einem papierbasierten System zu digitaler Korrespondenz wechseln, mit strengen Vorgaben in Bezug auf Datenschutz und Reaktionszeiten. Gewünscht war eine hochsichere IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in vorhandene Systeme integrieren lässt.
Lösung
Die vollständig verwaltete Abonnementlösung Iron Mountain Digital Mailroom ist ein automatisiertes Postverarbeitungssystem, mit dem Papierpost in digitale Dokumente konvertiert wird, die sich weiterleiten, taggen, durchsuchen, speichern und archivieren lassen.
Ergebnisse
Dank frei gewordener Ressourcen in der Poststelle kann Ultimo sich nun stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren. Zudem wurden durch die Digitalisierung in fünf Geschäftsbereichen Massen an Papier eingespart und bessere Prozesse für sichere Hybrid-Arbeit geschaffen.
Ressourcen bleiben für das Kerngeschäft verfügbar
Wir wollten schnell ein dediziertes Projektteam zusammenstellen und brauchten einen Partner mit einer sicheren IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in unser System integrieren ließ. Bis zum Umzug unseres Büros musste alles fertig werden.
Effizienter prozess und Wissenstransfer
Expert: innen für Forderungsmanagement
Ultimo ist Teil der B2Holding Group und eines der führenden Unternehmen für Forderungsmanagement in Polen – mit etwa drei Millionen Kund:innen und 4,8 Millionen Fällen pro Jahr. Bei einem solchen Aufkommen spielen die Poststelle und eine schnelle, konsistente Verarbeitung der eingehenden Schreiben eine wichtige Rolle. Der Umzug der Hauptverwaltung war die Gelegenheit, die Prozesse des Unternehmens zu überprüfen und zu optimieren.
„Für Finanzdienstleister ist die Postverarbeitung einer der wichtigsten betrieblichen Prozesse, weil schon damit der Kundendienst beginnt“, so Anna Pospiech, Independent Correspondence Specialist bei Ultimo. „Doch es ist trotzdem keine Kerntätigkeit, und die benötigten Ressourcen fehlten beim tatsächlichen Forderungsmanagement. Deshalb suchten wir nach einer intelligenteren Herangehensweise.“
Ein ehrgeiziger Plan
Ultimo wollte die gesamte Verarbeitung eingehender Korrespondenz für fünf Geschäftsbereiche an einen Spezialisten auslagern. Gleichzeitig sollte unter Einhaltung der entsprechenden Datenschutzvorgaben von Papier auf digitale Akten umgestellt werden, und die gesetzlich vorgeschriebenen kurzen Reaktionszeiten mussten erreicht werden. Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor war der Wissenstransfer über die Anforderungen unterschiedlicher Dokumenttypen, zum Beispiel zwischen den Ultimo-Mitarbeiter:innen und dem externen Anbieter.
„Wir wollten schnell ein dediziertes Projektteam zusammenstellen und brauchten einen Partner mit einer sicheren IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in unser System integrieren ließ. Bis zum Umzug unseres Büros musste alles fertig werden“, fügt Anna Pospiech hinzu.
Fünf Geschäftsbereiche auf eine massgeschneiderte digitale Posteingangslösung umstellen – Zeitgleich
Außerdem hilft Iron Mountain bei der Verwaltung unserer Aufbewahrungspläne und stellt uns alle zugehörigen Metadaten und regelmäßige Reports für das SLA-Monitoring zur Verfügung.
Mehr Zeit für geschäftliche Prioritäten
Langfristiger strategischer Partner
Ultimo entschied sich für Iron Mountain, weil bereits eine langjährige strategische Zusammenarbeit bestand – bei der Verwaltung und Lagerung bzw. Speicherung papierbasierter und digitaler Ressourcen und auch bei der kontinuierlichen Digitalisierung von Dokumenten. „Der Erfolg war durch die leistungsstarke Infrastruktur und Technologie von Iron Mountain garantiert“, sagt Anna Pospiech. „Außerdem waren das Know-how und die Erfahrung von Iron Mountain bei der Umsetzung ähnlicher Projekte im Finanzsektor ausschlaggebend.“
Die Lösung Digital Mailroom von Iron Mountain ist ein automatisiertes Postverarbeitungssystem, das die Papierpost von Ultimo in digitale Dokumente umwandelt, damit sie anschließend digital weitergeleitet, getaggt, durchsucht, gespeichert und archiviert werden können.
End-to-End-Service
Der gesamte Prozess läuft extern ab. Alle Anlieferungen und die ganze Dokumentation werden in einer hochsicheren Einrichtung von Iron Mountain verarbeitet. Bei diesem End-to-End-Service holen Expert:innen die Korrespondenz von Ultimo direkt aus der Postfiliale ab. Pakete und Umschläge werden je nach Vorgabe geöffnet oder nicht, mit Barcodes versehen und registriert – und dann gescannt, sortiert und archiviert.
„Außerdem hilft Iron Mountain bei der Verwaltung unserer Aufbewahrungspläne und stellt uns alle zugehörigen Metadaten und regelmäßige Reports für das SLA-Monitoring zur Verfügung“, so Anna Pospiech. Zu den Dokumenten gehören unter anderem Schreiben von Gerichten, Anwält:innen, Kund:innen und anderen Unternehmen.
Relevante Dienstleistungen & Lösungen
Post digitalisieren mit Digital Mailroom
Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.
Informationsmanagement- und Content-Services-Lösungen
Sie brauchen effiziente Lösungen, um Ihre Daten und Dokumente zu schützen und zu erschließen sowie große Datenmengen professionell zu organisieren.
Sicherer Scanservice für Dokumente
Lassen Sie Ihre Dokumente vom professionellen Dienstleister scannen und archivieren – schnell, effizient und sicher.
✔ Eine digitale Poststelle für fünf Geschäftsbereiche
✔ 150 000 verarbeitete Seiten pro Monat
✔ Sicherheit durch lückenlose Nachweiskette
✔ Vollständige IT-Integration für einfache Nachverfolgung der Dokumente
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