Records and Information Management

Aufzeichnungen und Informationsmanagement

Externe Aktenarchivierung

Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.

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Aktenlagerung und – Archivierung – extern und sicher

Vertrauen Sie auf die Spezialisten für externes Archiv-, Akten- und Informationsmanagement

Informationen bilden das Herz jeder Organisation. Der Schutz und die Handhabung dieser wertvollen Vermögenswerte sind daher essenziell.

Iron Mountain unterstützt Sie beim Sichten und Identifizieren der Akten und Unterlagen, die in unsere sicheren Archivierungseinrichtungen ausgelagert und dort aufbewahrt werden sollen. Mithilfe Ihrer eigenen Terminologie klassifizieren und kennzeichnen wir die Dokumente und verfolgen sie bei Bedarf mit RIFD-Etiketten. Anschließend stehen Sie Ihnen in unserem intuitiven Webportal Iron Mountain Connect™ zur Verfügung, sodass Sie die benötigten Akten und Informationen schnell finden und abrufen können.

Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung: Für einen unserer Kunden in Deutschland bewegen wir 30.000 Akten und Dokumente täglich. Mehr als 225.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Archivierung und Speicherung an, darunter 95% der Fortune 1000. Wir archivieren nicht nur Ihre Akten, Datenträger und wichtigen Dokumente sicher extern, sondern kontrollieren den gesamten Prozess. Wir sorgen für revisionssicheren Transport vom und zum Archiv und unterstützen Sie dabei, Ihre Akten optimal zu lagern, zu schützen und zu verwalten.

Externe Aktenarchivierung und – Lagerung mit Iron Mountain

Iron Mountain hält sich an strenge Sicherheitsanforderungen. Unsere hochsicheren Archivierungscenter erfüllen alle wichtigen Ansprüche an eine zuverlässige externe Aktenlagerung, insbesondere:
safety and security

Sicherheit

Einschließlich Bau, Sicherung der Umgebung und des Zugangs, Innensicherung und Sicherheitsplanung.
approved

Brandschutz

Präventive Vorkehrungen mit bewährten Brandschutz-Baumaßnahmen und zuverlässiger Wasserversorgung.
globe

Klimaüberwachung

Umfassende Kontrolle und Steuerung der klimatischen Bedingungen, Temperatur und Luftfeuchtigkeit.
cog wheels

Auditierbare Nachweiskette

Unsere bewährten Workflows für Aktenmanagement und Aktenarchivierung bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und Präzision. Unsere InControl® Lösung schützt Akten während des Transports durch patentierte Sicherheitsfunktionen und Tracking.
2 people

Personal

Wir führen strenge Hintergrundüberprüfungen, Personal-Screenings und formalisierte Schulungen durch. So gewährleisten wir maximale Sorgfalt beim Schutz und bei der Archivierung Ihrer Akten und Archivbestände.

Sicher und flexibel: Ihre externen Akten online verwalten

Mit unserer Online-Anwendung Iron Mountain Connect™ können Sie:

  • Ihre extern gelagerten Akten und Archivboxen online verwalten, einschließlich Metadaten, Suche, Tracking und Senden von Serviceanfragen
  • Ihren externen Archivbestand mit wenigen Klicks durchsuchen und die erforderlichen Informationen und Dokumente finden
  • und ein schnelles Scannen oder Liefern durch unsere geprüften und geschulten Mitarbeiter:innen veranlassen.

Sparen Sie durch externe Aktenlagerung und –archivierung wertvolle Immobilienflächen und setzen Sie Personalressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei. Lagern Sie die sichere Archivierung der Kartons und Akten zu Iron Mountain aus. Dabei behalten Sie den Überblick und die volle Kontrolle über Ihre Akten- und Informationsbestände. Mit unserer Open-Shelf-Archivierung können Sie schnell auf Akten mit hoher Aktivität zugreifen.

Spezialisierte Archivierung

Für besondere Anforderungen an die externe Archivierung

Iron Mountain entwickelt maßgeschneiderte Archive nach Ihren Spezifikationen für spezielle Lagerungsanforderungen. Darunter fallen etwa größere Unterlagen oder Materialien, die besondere klimatische Bedingungen erfordern.

Die Leistungsmerkmale umfassen:

  • Klimatisierte Aufbewahrung für Materialien, die unbedingt bestimmte Spezifikationen hinsichtlich Temperatur und relative Feuchtigkeit erfüllen muss.
  • Separater Tresorraum für Film-, Magnet- und gemischte Medien, um Kreuzkontaminierung zu vermeiden.

Sie haben Waren, besondere Gegenstände, Dokumente oder Medien, wie z.B. pharmazeutische Unterlagen (Archivierung nach GLP), die Sie auslagern möchten? Vertrauen Sie unserer Expertise in der Archivierung und Lagerung und sprechen Sie uns an. Wir finden die passende Lösung für Sie.

Vertrauen Sie den Spezialist: Innen für Informationsmanagement und sichere externe Aktenlagerung und - Archivierung

Nicht nur vertrauen uns mehr als 225 000 Unternehmen weltweit, auch verfügen wir über jahrelange Erfahrung in Aktenarchivierung und -lagerung: Seit 1951 stehen wir Unternehmen dabei zur Seite! Mit umfassenden Services, sicheren Archivierungscentern und intuitiven modernen Softwarelösungen sorgen wir dafür, dass Ihre Informationen optimal geschützt und für Sie zugänglich sind. Sie sparen wertvolle Flächen, Zeit und Ressourcen, die Sie ins Tagesgeschäft investieren können.

Möchten Sie aufräumen und auf unser Angebot zur Aktenlagerung zurückgreifen? Kontaktieren Sie uns für eine erste unverbindliche Beratung zur externen Archivierung von Dokumenten und mehr.

Das sagen unsere Kunden

"Das System ist extrem flexibel. So haben wir die Möglichkeit das Archiv je nach Bedarf auszubauen oder zu verkleinern. Inzwischen kann unsere Abteilung nicht mehr ohne diese Lösung arbeiten."
Fabrice Hénault, ArchivleiterCPAM Versailles
"Kundenvertrauen ist in unserem Geschäft entscheidend. Iron Mountain ist ein vertrauenswürdiger Partner, der uns hilft, die Sicherheitsüberprüfung des Betriebes beim Verteidigungsministerium ("List-X-Status“) aufrechtzuerhalten."
Chris Sumner, Informations- und MedienmanagerBAE Systems
"Bei der Auswahl des Dienstleisters war einer der wichtigsten Aspekte die Qualität des Services. Iron Mountain bringt eine sehr gute Leistung und hält die vereinbarten Servicelevel zu unserer Zufriedenheit ein.“
Raphael Lamskemper, Head of Document Logistics Germany, Zurich Service GmbH
Why work with Iron Mountain?

Warum Iron Mountain?


Wir verfügen über die Erfahrung und das Fachwissen, um Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Unternehmens- und Kundendaten zu gewährleisten. Gemeinsam können wir Ihrer Arbeit noch mehr Bedeutung verleihen.


Über uns

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Häufige Fragen zur Aktenlagerung und - Archivierung

Welche Dokumentarten sind für die externe Aktenarchivierung geeignet?

Die externe Archivierung umfasst eine Vielzahl an Dokumenten, Medien und anderer Assets, darunter

  • papierhafte Akten und sensible Dokumente, Verträge, Urkunden, Lieferscheine, Quittungen, Kassenrollen, Finanzunterlagen, Rechnungen, Journale, Bücher, Notizen, Patente, Patientenakten, Prüfunterlagen, Rentenunterlagen, Personalakten, Wartungsdokumente, Auditdokumente, Produktionsunterlagen,Plotterzeichnungen (Well-Logs), Bauunterlagen,
  • historische Dokumente und Gegenstände,
  • Testunterlagen (z. B. aus der Pharmabranche und klinischen Studien),
  • empfindliche Datenträger wie Back-up-Tapes, Film- und Magnetbänder aller Art (z. B. aus der Unterhaltungsindustrie),
  • Waren/Paletten und auch
  • Kunstgegenstände wie Porzellan, Teppiche und Gemälde.

Bei Iron Mountain sind Ihre wichtigsten Aufzeichnungen und Unterlagen aller Art in den besten Händen. Wir lagern bereits einige der wertvollsten Informationen und Assets der Welt in unseren Archiven. Eine maßgeschneiderte externe Aktenarchivierung und individuelle digitale Services und Lösungen gehören zu unserem Standard. So erfüllen wir auch spezielle Lagerungsanforderungen exakt nach Ihren Spezifikationen. Ganz gleich, ob Sie große Unterlagen und Materialien sicher archivieren möchten oder besondere klimatische Bedingungen für Ihr Archivgut wünschen.

Wussten Sie übrigens, dass wir bei Iron Mountain nicht nur die Testamente von Lady Di und Charles Dickens verwahren, sondern auch die Fotosammlung von Bill Gates?

Kann ich bei Bedarf auf die Originaldokumente in der externen Aktenlagerung zugreifen?

Ja. Mithilfe der Anwendung Iron Mountain Connect™ ist es möglich, Ihre Boxen und Akten ganz einfach 24/7 online zu verwalten und darauf zuzugreifen.

  • Nutzen Sie die interne Suche,
  • filtern Sie nach Metadaten oder
  • senden Sie Serviceanfragen und verwenden Sie das Tracking.

Mit nur wenigen Klicks durchsuchen Sie Ihr externes Aktenarchiv und finden alle erforderlichen Informationen. Haben Sie die passenden Dokumente ermittelt, erstellen Sie direkt im System eine Serviceanfrage. Unser geprüftes und geschultes Team kümmert sich anschließend um ein schnelles Scannen oder Liefern Ihrer gewünschten Medien. Dank der externen Aktenlagerung und -verwaltung sparen Sie Immobilienstellflächen und setzen wertvolle Personalressourcen frei. Die Transparenz und der schnelle Zugriff auf viel genutzte Akten bleiben Ihnen bei Iron Mountain trotzdem erhalten. Möchten Sie mobil auf Ihre archivierten Dokumente zugreifen? Dank der Iron Mountain® Mobile App bleiben Sie selbst über Tablet und Smartphone jederzeit mit Ihrem externen Archiv verbunden.

Wie werden die Betriebskosten durch die externe Aktenlagerung gesenkt?

Einsparungen bei den Betriebskosten sind ein entscheidender Punkt, weshalb sich Unternehmen und Organisationen zur externen Aktenaufbewahrung entschließen. Wie viel Potenzial in Ihrem Archiv steckt, prüfen wir gern individuell für Sie – denn jeder Fall ist anders.

Es gibt bei der externen Aktenlagerung und -verwaltung verschiedene Faktoren, die zur Senkung Ihrer betrieblichen Kosten beitragen können. Die wichtigsten im Überblick:

  • Die externe Aktenarchivierung ist in den meisten Fällen deutlich günstiger, als zusätzliche Immobilienflächen anzumieten.
  • Hohe Kosten für Regalanlagen, Schränke und andere Aufbewahrungsmöglichkeiten entfallen.
  • Die Anschaffung einer eigenen Archivverwaltungssoftware wird überflüssig.
  • Die Aktenbereitstellung und Pflege des Archivbestandes erfolgt nicht mehr inhouse und setzt damit Kapazitäten frei.

Da kostspielige Anschaffungen sowie Mieten wegfallen und Kapazitäten im Unternehmen frei werden, wirkt sich die externe Lagerung und Archivierung von Dokumenten und Medien positiv auf Ihre Betriebskosten aus.

Mit welchen Kosten muss ich für die externe Aktenarchivierung rechnen?

Die Preise für unsere Aktenlagerung und damit verbundenen Services variieren je nach Aufwand. Sie richten sich danach, wie anspruchsvoll ihr Lagergut und die speziellen Anforderungen an die klimatischen Bedingungen – wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit – sind. Auch die Menge und das Volumen der Akten und Gegenstände, die extern gelagert werden sollen, beeinflussen die Preisgestaltung. Zu guter Letzt kommt es darauf an, wie häufig Sie auf Ihre ausgelagerten Medien und Dokumente zugreifen und ob wir sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Sie vernichten sollen.

Zur ersten Einschätzung erhalten Sie einen Überblick über die typischen Kostenpunkte. Sie beinhalten folgende Leistungen:

  • erstmalige Auslagerung an Iron Mountain als externen Dienstleister
  • Aufbewahrung
  • Bereitstellung
  • Aktenvernichtung
  • Neueinlagerung

Gern prüfen wir Ihre individuellen Anforderungen und erstellen ein detailliertes Angebot nach Ihren Kriterien. Kommen Sie auf uns zu.

Welche Vorteile zeichnen Iron Mountain gegenüber anderen Anbietern aus?

Der Schutz von Informationen ist seit 1951 unser Business – mit Standorten auf 5 Kontinenten in über 50 Ländern. Damit ist Iron Mountain der weltweit führende Spezialist für Informationsmanagement und Archivierung. Mehr als 225.000 Unternehmen vertrauen uns ihre Daten und Vermögenswerte zur sicheren Speicherung und Aufbewahrung an. Dabei stehen nicht nur die externe Aktenlagerung und die Archivierung von Datenträgern und wichtigen Dokumenten im Fokus, sondern der gesamte Prozess. Wir kümmern uns um den revisionssicheren Transport vom und zum Archiv sowie die Lagerung, den optimalen Schutz und die zuverlässige Verwaltung Ihrer Akten.

Ihre Vorteile bei Iron Mountain:

  • hochsichere Archivierungscenter
  • Brandschutz
  • Klimaüberwachung
  • auditierbare Nachweiskette
  • geprüfte und geschulte Mitarbeiter:innen
Welche Sicherheitsstandards werden erfüllt?

Wir legen höchsten Wert auf die revisionssichere Verwahrung Ihrer Akten, Dokumente und Medien. Dafür haben wir ein spezielles Sicherheitskonzept entwickelt, das verschiedene Punkte umfasst:

  • Sicherung der Umgebung, des Gebäudes und des Zugangs
  • Innensicherung inklusive Hintergrundüberprüfung aller Mitarbeiter:innen
  • Sicherheitsplanung für Ihr konkretes externe Aktenarchivierungsprojekt
  • Brandschutzprävention durch Baumaßnahmen und zuverlässige Wasserversorgung

Zu den weiteren Sicherheitsstandards bei Iron Mountain zählt eine auditierbare Nachweiskette, die durch unsere Lösung InControl® unterstützt wird. Sie schützt Ihre Akten beim Transport durch eine patentierte Sicherheitsfunktion inklusive Tracking. Außerdem können Sie bei Bedarf unsere Klimaüberwachung in Anspruch nehmen, die für optimale Temperatur und Luftfeuchtigkeit für empfindliche Medien bei der externen Aktenlagerung sorgt.

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